Должностная Инструкция Администратора Связи

­ Возможность перспектив интеграции Системы со смежными информационными системами 3.8 Требования к надежности программного обеспечения   8 СУБД Система управления базами данных 9 ОС Операционная система ­ Указанная производительность должна быть обеспечена при нагрузке до 20 http-запросов в секунду. Жизненный цикл приказа по личному составу состоит из следующих этапов (точек маршрута): 3.4.8 27 3.4.9 Исходящий документ 28 3. Карточка клиента 31 3. Положение о структурном подразделении 33 3. Поручение 34 3. Приказ по кадрам 36 3. Приказ по личному составу 39 3. Приказ по основной деятельности 41 7 ЛИСТ РЕГИСТРАЦИИ ИЗМЕНЕНИЙ (ДОПОЛНЕНИЙ) № п/п - Система должна поддерживать разграничение прав доступа к документам организации в зависимости от полномочий пользователя; - Система должна поддерживать как полнотекстовый поиск так и по отдельным критериям; 7 ЛИСТ РЕГИСТРАЦИИ ИЗМЕНЕНИЙ (ДОПОЛНЕНИЙ) 71 1 Общие сведения   1.1 Полное наименование Системы и ее условное обозначение Полное наименование системы – «Система электронного документооборота» (далее — Система). .2 Способы информационного обмена между компонентами системы 64 .3 Применение систем управления базами данных 64 4 Состав и содержание работ по внедрению Системы 66 5 Требования к документированию 69 6 Особые условия 70 Маршрут исходящего документа состоит из следующих точек: Реализация СЭД предусмотренная настоящим документом не должна приводить к нарушению авторских и смежных прав третьих лиц. Документ содержит следующий.

- Соблюдение принципа однократности регистрации документов 2.3 Общие требования к Системе   - СЭД должна иметь возможность подключения сотрудников всех подразделений организации (не менее 50 пользователей); Краткая характеристика изменения (дополнения) Дата внесения изм — я (доп — я) Ф.И.О. ­ ГОСТ РК -90 – Комплекс стандартов на автоматизированные системы Автоматизированные системы Стадии создания; В Системе должен быть обеспечен необходимый уровень удобства пользователей при работе с информационными ресурсами и минимум усилий для получения нужной информации К информационному обеспечению предъявляются следующие требования: Маршрут должностной инструкции состоит из следующих точек: - информация должна быть достоверной и актуальной содержать характеристики объектов учета на текущий момент или за период времени; - информация должна быть достаточно полной и отвечать требованиям которые предъявляются к системе. К моменту сдачи СЭД в промышленную эксплуатацию должны быть обучены администраторы Системы Обучение в должном объеме и уровне качества обязан обеспечить Поставщик СЭД. Испытания и приемка СЭД осуществляются на технических средствах Заказчика Для приемки СЭД Заказчик формирует рабочую группу в которую входят представители Заказчика и Поставщика Рабочая группа формируется соответствующим приказом. В Заявке также фиксируются: В документе доступны следующие кнопки: Протокол отражает деятельность по совместному принятию решений коллегиальным органом или группой работников. Трудовой договор — соглашение между работником и работодателем в соответствии с которым работник обязуется лично выполнять определенную работу а работодатель обязуется предоставить работнику эту работу Договор состоит из следующих полей: При использовании в Системе сторонних программ и библиотек разработанных третьими лицами условия использования этих программных средств не должны накладывать ограничения препятствующие использованию Системы. Маршрут документа содержит следующие точки: - Предоставлять механизм настраиваемых веб-сервисов которые бы позволили интегрировать Систему со сторонними ИС посредством протокола SOAP 1.1 3.4 Требования к типам документов   ­ Элементы интерфейса по возможности должны быть унифицированы для всех подсистем Системы; ­ Система должна обеспечивать однофункциональность т.е одной команде должна соответствовать одна выполняемая функция; Ниже приводится таблица с набором базовых функциональных возможностей которые должна обеспечивать СЭД Таблица 1 Базовые функциональные возможности СЭД - Система должна обеспечивать простой и эффективный доступ к документам и к данным о документах для специалистов и руководителей; - Система должна поддерживать версионность документов; 3. Приказ по личному составу Приказы по личному составу регулируют прием перевод премирование поощрение и увольнение работников Приказ содержит следующий. Сэд должна обеспечивать возможность выполнения над документами следующих действий: ­ редактирования; ­ подписания; ­ согласования; ­ уведомления; ­ регистрации; ­ отнесения к делам; ­ контроля; ­ напоминаний; Система электронного документооборота предназначена для автоматизации работ проводимых с документами как поступившими извне так и созданными в организации (включая все структурные подразделения) и ведения электронного архива документов. Вариант в MS Word СИСТЕМА ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ТеХНИЧЕСКОЕ ЗАДАНИе На. .7 Организационная структура 62 .8 Средства поиска 62 .9 Архив 62 .10 Безопасность 63 Требования к видам обеспечения 63 .1 Состав структура и способы организации данных в системе 63 - Контроль исполнения входящих и внутренних документов; - Контроль исполнения исходящих документов; - Контроль исходящих документов; - Ведение электронного архива; - Контроль исполнительской дисциплины и подготовка отчетов; Маршрут документа состоит из следующих точек: Срок создания системы – четыре месяца с момента заключения договора Реализация Системы предполагается в 3 этапа согласно утвержденного план-графика:   - Система должна быть интегрирована со службой Активного каталога (Active Directiry) организации - Система должна быть интегрирована с почтовыми службами по протоколам POP3 и SMTP с использованием наиболее распространенных средств аутентификации, Инструкции издаются для установления определенных правил деятельности а также для разъяснения и определения порядка применения актов и распорядительных документов (например приказов) содержит следующие поля: ­ Разработка Технического проекта включающего отчет об обследовании и доработанное техническое задание созданное на основе обследования документационных потоков Заказчика – в течение календарного месяца; Маршрут движения внутреннего документа состоит из следующих этапов: Тиражирование документации для обслуживающего персонала и пользователей (в виде рекламного материала) осуществляется Заказчиком в рамках развития проекта. Документ содержит следующий. Содержание и оформление документации на подсистемы должно соответствовать требованиям соответствующих ГОСТов или стандартам Исполнителя при отсутствии требований ГОСТа Перечень разрабатываемых документов приведён в таблице 2. Данная реализация договора может не учитывать все детали согласования и заключения договоров При необходимости администратор системы полностью в графическом режиме может изменить данный тип документ под конкретные нужды В договоре имеются следующие поля: Сохранность информации при авариях и сбоях реализуется средствами операционной системы и СУБД и должна обеспечивать: ­ Возможность полного или частичного восстановления Системы в результате сбойных ситуаций; ­ ГОСТ РК -89 – Информационные технологии Комплекс стандартов на автоматизированные системы Виды комплектность и обозначение документов при создании автоматизированных систем; Заявление составляется сотрудником и содержит просьбу о приеме на работу о переводе на новую должность предоставлении отпуска (трудового социального без сохранения заработной платы) о командировании об увольнении Заявление содержит следующий. - Исключение утери документов и сокращение числа ошибок при обработке больших потоков документов; - Сокращение времени поиска и прохождения документов по структурным подразделениям; - Усиление контроля исполнительной дисциплины;   Сэд предполагает автоматизацию следующих видов деятельности; - Прием обработка и передача поступающих документов; - Подготовка обработка и отправка исходящих документов; - Подготовка обработка и передача внутренних документов; 3.3 Требования по интеграции Системы 10 3.4 Требования к типам документов 10 3.4.1 Внутренний документ 10 3.4.2 Входящий документ 13 3.4.3 График отпусков 15 3.4.4 Договор 18 3.4.5 21 3.4.6 Заявка в ИТ-службу 22 3.4.7 Заявление 24 Система должна поддерживать перечисленный далее в этом разделе набор типов документов. Для доступа к Системе должен использоваться тонкий клиент В качестве клиента необходима поддержка браузеров Microsoft Internet Explorer версии не ниже 7 Mozilla Firefox версии не ниже 3.5 Opera версии не ниже 11 Google Chrome версии не ниже 11   3.6 Требования к каналам   Руководство системы Техническое задание 6 Особые условия   Настоящее Техническое задание может уточняться и изменяться в установленным порядке. Исходящий документ содержит дополнительные поля которые недоступны для заполнения пользователем а заполняются системой автоматически: Результаты работы рабочей группы оформляются актом приемки СЭД в эксплуатацию 5 Требования к документированию   Состав и комплектность проектной документации должны соответствовать требованиям ГОСТ -89. В протоколе отражаются все мнения по рассматриваемым вопросам и все принятые решения Протокол ведет как правило секретарь За правильность записей в протоколе отвечают председатель и секретарь ведущие заседания Протокол содержит следующий. Система электронного документооборота 6 СИСТЕМА То же что и СЭД 7 ТЗ Техническое задание. - Производительность Системы не должна уменьшаться при пиковых нагрузках и при росте баз данных Системы; - Система должна функционировать на «тонком клиенте»; ­ Разработка программного обеспечения и документации (руководства пользователя и ) – в течение двух календарных месяцев; ­ Опытная эксплуатация – в течение одного календарного месяца; ­ Ввод в промышленную эксплуатацию. 3. Протокол 44 3. Рабочий документ 46 3. Трудовой договор 47 3. Штатное расписание 49 3.5 Требования к структуре и функционированию системы 51 3.6 Требования к каналам 51 3.7 Перспективы развития и модернизации системы 52 На всех этапах система использует автоматический контроль за выполнением всеми участниками ожидаемых от них действий 3.4.5 является основным документом который регламентирует деятельность сотрудников компании. Должны быть предусмотрены следующие направления развития: ­ Система должна обеспечивать возможность расширения числа пользователей Системы; Задать вопрос Приказ по кадрам регулирует предоставление отпусков вынесение взысканий и направление в командировки сотрудников Приказ по кадрам имеет самостоятельную нумерацию с января по декабрь в пределах года с добавлением индекса «К» (№ 1-К № 2-К). Документ движется по следующему маршруту:   4 Состав и содержание работ по внедрению Системы   Приказ также содержит поля которые заполняются системой автоматически без участия пользователей: Исполнитель вправе предоставить Заказчику на рассмотрение план-график отличный по структуре от приведенного   Маршрут договора состоит из следующих точек: Документ содержит следующий. ­ Элементы управления должны обеспечивать однозначность в понимании их предназначения; ­ Цветовая гамма должна быть выдержана в спокойных тонах; ­ Щаблоны типов документов и записей справочников должны соответствовать утвержденным Заказчиком бланкам и формам. Маршрут настоящего документа содержит следующие точки: В составе СЭД должен быть встроенный Архив Архивирование документов должно осуществляться автоматически и настраиваться администратором Архивация может происходить в двух случаях: Жизненный цикл Поручения состоит из следующих этапов: Маршрут движения договора состоит из следующих точек: Система должна обеспечивать возможность функционирования 24 часа в сутки с возможным прерыванием эксплуатации только в случае аварии. Доступ пользователей к документам должен быть строго регламентирован Система безопасности если ее не настраивать специально должна предоставлять доступ только к тем документам которые: К входящим документам относятся информационные запросы письма просьбы жалобы и пр документы поступающие в адрес компании Входящий документ содержит следующий. Согл — я Поставщиком - информация должна быть классифицирована по уровню конфиденциальности; - доступ к открытой информации должен быть максимально облегчен; Помимо перечисленных полей договор имеет еще ряд полей заполняемых системой автоматически: - Система должна предоставлять возможность добавления новых типов документов без программирования и настройки каждого типа документа включая описание маршрута его движения; - Система должна поддерживать соблюдение политики единого хранилища электронных документов;   Создание Системы должно обеспечить достижение следующих целей: - Создание единого документооборота всех структурных подразделений Заказчика; - Повышение эффективности и оперативности работы с документами; (От Заказчика) Дата согл — я Заказчиком Ф.И.О (от Поставщика) Дата ­ РД 50- -90 Методические указания Информационная технология Комплекс стандартов на автоматизированные системы Требования к содержанию документов ­ ГОСТ -90 – Техно-рабочий проект на создание системы. Резервное копирование выполняется средствами ОС и СУБД по регламенту утвержденному Заказчиком но не реже одного раза в сутки 3.9 Требования по эргономике эстетике и дизайну   При разработке настоящего технического задания использовались требованиями следующих нормативных документов: ­ ГОСТ РК -89 – Техническое задание Требования к содержанию и оформлению; 2 Назначение и цели Системы 7 2.1 Назначение Системы 7 2.2 Цели создания Системы 7 2.3 Общие требования к Системе 7 3 Требования к системе 9 3.1 Требования к системе в целом 9 3.2 Требования к автоматизации 9 Контрольные сроки на всех этапах могут быть изменены администратором системы. Помимо перечисленных пользовательских полей документ содержит набор дополнительных системных полей Системные поля заполняются системой автоматически К их числу относятся: Комплект документации предоставляется Заказчику в 2-х экземплярах в печатном виде а также в электронном виде Вся разрабатываемая проектная документация должна быть выполнена на русском языке. Это универсальный рабочий документ который может использоваться в произвольных целях Документ содержит следующие поля: Документ является средством выдачи руководителем поручениям сотрудникам Выдача поручения при помощи данного документа позволит руководителю не беспокоиться об исполнении его поручения т.к эти функции возьмет на себя система. Требования к сервисам и функциональности 54 .1 Базовые требования 54 .2 Типизированные поля документов 58 .3 Шаблоны документов 60 .4 Действия выполняемые над документами 61 .5 Маршруты движения документов 61 .6 Справочники 61 ­ Время отклика на http-запрос пользователя не более 3 секунд (время на получение первого байта информации) и не более 30 секунд на полную загрузку страницы для 90% запросов Исключение могут составить запросы связанные с обращением к внешним системам в режиме онлайн. Положение о структурном подразделении — это правовой акт устанавливающий статус функции права обязанности и ответственность структурных подразделений Положение о структурном подразделении содержит следующие поля: - Система должна обеспечивать функции контроля исполнения документов (полностью или этапов их жизненного цикла) и функции напоминаний о документах; - Система должна обладать интеграционными возможностями ­ Наличие возможности дублирования на резервные устройства хранения с последующим восстановлением Требования к патентной чистоте   Патентная чистота СЭД должна быть обеспечена на территории Республики Казахстан. Содержит следующие поля: Приказ содержит следующий. - Система должна обеспечивать автоматическую архивацию документов поддержку настраиваемых нумераторов для регистрации документов ведение номенклатуры дел; Исходящий документ — это документ отправляемый из компании Данный исходящий документ содержит следующий. На транспортном уровне для взаимодействия компонентов системы должен использоваться стек протоколов TCP/IP Информационный обмен между серверной частью системы и клиентскими приложениями должен осуществляться по протоколу HTTP(s)   Документ содержит следующий. Приказы по основной деятельности имеют самостоятельную нумерацию с января по декабрь в пределах года нумеруются отдельно от приказов по личному составу и кадрам и имеют индекс «П» (№ 1-П № 2-П) Приказ содержит следующий. - должен быть выработан единый методологический подход к организации данных; - должны быть разработаны согласованные форматы представления данных исключающие дублирование и повторный ввод информации;   2.1 Назначение Системы   Все поля протокола обязательны для заполнения Маршрут протокола состоит из следующих точек: - Система должна предоставлять настраиваемые журналы отображения документов Настройка представлений (наборов полей документов отображаемых в журнале) должна осуществляться без программирования. 3.8 Требования к надежности программного обеспечения 52 3.9 Требования по эргономике эстетике и дизайну 53 Требования к сохранности информации при сбоях и авариях 53 Требования к патентной чистоте 53 По Программное обеспечение 4 РК Республика Казахстан. ­ Закон Республики Казахстан от .2007г №217-III «Об информатизации»; ­ Закон Республики Казахстан от .2003г №370-II «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» (c изменениями внесенными Законами РК от .2004 года №13-III); ­ Система должна быть масштабируемой с возможностью адаптации к новым требованиям заказчика; ­ Обновление и модернизация инфраструктурного программного обеспечения: В документе также присутствуют системные поля (поля которые не требуют участия пользователя и заполняются системой автоматически). Протоколы оформляются на основании записи хода заседаний стенограмм звуковых записей и материалов подготовленных к заседанию (текстов докладов выступлений справок проектов решений повестки дня списков приглашенных. Таблица 2 Перечень разрабатываемой рабочей документации № п/п Наименование Руководство пользователя системы Рабочая группа осуществляет проверку работоспособности комплексов средств автоматизации комплектности документации необходимой для внедрения комплекса задач в эксплуатацию проводит приемо-сдаточные испытания на реальной информации. - информационные ресурсы должны развиваться на основе общегосударственной системы классификаторов и нормативных правовых актов.   .1 Состав структура и способы организации данных в системе   Программное обеспечение СЭД должно быть модульным чтобы обеспечить оптимальную стартовую конфигурацию с возможностью поэтапного развития Системы в дальнейшем возможностью настройки под меняющиеся требования в процессе эксплуатации. Пользователям также доступны возможности включения напоминаний на документ и уведомления о его существовании других сотрудников. Без дополнительных настроек доступ к документам предоставляться не должен. Заявление движется по следующему маршруту:

Документ содержит следующий. 3.4.8 Документ издаваемый для установления каких-либо правил в компании.   «___» _______________ 2011 г г Алматы 2011 г СОДЕРЖАНИЕ 1 Общие сведения 5 1.1 Полное наименование Системы и ее условное обозначение 5 Заявка в ИТ-службу работает по следующему маршруту: - Система должна обеспечивать поддержку любых справочников с возможностью добавления новых (без программирования); - Система должна обеспечивать ведение организационной структуры; Сэд должна позволять описывать жизненный цикл документа реализовывать политику делегирования полномочий на выполнение заданных действий определенным пользователям в указанные точки жизненного цикла документа и обеспечивать общее управление документом. Восстановление полной работоспособности системы после аварий должно обеспечиваться путем повторной инсталляции системного программного обеспечения и программных модулей Системы ранее сохраненных дампов базы данных в срок не. Маршрут приказа состоит. ­ Расширение функциональности системы в процессе ее сопровождения (изменение функциональности эксплуатируемых подсистем и внедрение новых подсистем) без перепрограммирования Системы; Все этапы маршрута контролируются системой т.к система устанавливает контрольные сроки на подписи протокола секретарем участниками и председателем Изменить параметры контроля может администратор системы. - Систематизация и унификация технологии работы с документами; - Улучшение качества полноты и достоверности информации с соблюдением условий информационной безопасности; - Снижение затрат связанных с документооборотом и делопроизводством; Описание маршрута допускается с использованием табличной нотации В Системе должна быть предусмотрена возможность изменения маршрута движения документов администратором в графическом режиме не прибегая к перепрограммированию системы. Жизненный цикл приказа по личному составу состоит из следующих этапов (точек маршрута): Разработано: Маршрут инструкции состоит из следующих точек: 1.2 Плановые сроки начала и окончания работ по созданию системы 5 1.3 Перечень нормативно-технических документов методических материалов использованных при разработке технического задания 5 1.4 Определения обозначения и сокращения 6 Документ также содержит поля которые заполняются системой автоматически: - Защита от несанкционированного доступа к операциям и базе данных электронных документов; - Обеспечение целостности базы данных электронных документов; - Подготовка проектов документов и их частей.

­ средства фильтрации отображаемых данных; ­ средства полнотекстового поиска с учетом морфологии казахского русского и английского языков. Приемка СЭД в эксплуатацию должна производиться рабочей группой Рабочей группе должны быть предъявлены: Проведение работ по внедрению СЭД и их приемка осуществляются поэтапно в соответствии с утвержденным план-графиком работ План-график может включать нижеприведенные этапы с примерным перечнем работ: В документе также присутствуют поля которые заполняются системой автоматически: Все контрольные сроки использующиеся на различных этапах жизненного цикла исходящего документа могут быть изменены администратором системы.   3.1 Требования к системе в целом   Система должна быть реализована как многофункциональная информационная система обеспечивающая автоматизацию работы с документами организации Целевыми показателями СЭД по производительности являются: Сэд должна отвечать современным требованиям по эргономике и технической эстетике Система должна обладать удобным и интуитивно-понятным интерфейсом обеспечивающим пользователям достижение цели максимально упрощенным и доступным способом а именно: ­ рецензирования; ­ исполнения; ­ прочих. Организационная структура СЭД должна обеспечивать отображение в виде иерархичного дерева структуры организации. Расшифровка 1 ИС Информационная система 2 ИТ Информационные технологии 3 ­ Требования и рекомендации СТ РК -2002 ГОСТ РК 1.4 Определения обозначения и сокращения   № Сокращение У рабочего документа нет определенного заранее маршрута В процессе работы пользователи сами определяют круг сотрудников которые примут участие в судьбе каждого конкретного экземпляра документа Пользователям доступны следующией действия: В документе также присутствуют системные поля (поля которые не требуют участия пользователя и заполняются системой автоматически). Данный тип документа содержит график ежегодных трудовых отпусков сотрудников компании Как правило для каждого подразделения создается отдельный документ График содержит следующие поля: